Zásady ochrany osobních údajů

V souvislosti s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o chraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), které je přímo účinné od 25. května 2018,

Kubias a.s.

IČO: 24768171, se sídlem Světická 1114/6, Praha 10, PSČ 10000 zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v , pod sp. zn. (dále jen „správce“),

zpracovává Vámi poskytnuté osobní údaje v souladu se zásadami ochrany uvedenými níže.

I. Jaké osobní údaje a jakým způsobem jsou správcem zpracovávány?

1. Správce zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou mu Vámi jakožto subjekty údajů poskytnuty,a to v souladu s platnými právními předpisy a se zásadami ochrany uvedené v tomto dokumentu, které z nich přímo vyplývají.

2. V případě využití námi nabízených služeb, zakoupení našich výrobků nebo poskytnutí údajů vyplněním některého z formulářů na webových stránkách, to vše jak při osobním kontaktu, telefonicky, písemně, mailem nebo jinými komunikačními prostředky, můžete být správcem požádáni o sdělení těchto osobních údajů:

·        jméno a příjmení/obchodní firma

·        IČO, DIČ za předpokladu, že jste podnikatel

·        adresa trvalého pobytu, další adresa (např. doručovací), sídlo

·        telefonní číslo, e-mail

·        adresa webových stránek

·        datum narození.

II. Způsob zpracování osobních údajů správcem a místo, kde jsou Vaše osobní údaje uloženy

1. Vámi uvedené osobní údaje jsou správcem zpracovávány automatizovaně v elektronické formě a manuálně pracovníky společnosti.

2. Vámi poskytnuté osobní údaje jsou uloženy na serveru, v ekonomickém informačním systému a v systému e-shopu.

III. Za jakým účelem správce zpracovává shromážděné osobní údaje?

1. Vámi poskytnuté osobní údaje budou zpracovány pouze ke správě vašeho online nákupu nebo objednání některé námi nabízené služby, konkrétně ke zpracování Vašich objednávek a případnému vracení zboží a peněz prostřednictvím našich online služeb a k zasílání oznámení o stavu doručování neboo případných problémech s doručením Vašeho zboží, a to v souladu s platně uzavřenou kupní smlouvou s Vámi jakožto smluvní stranou. Právním titulem (oprávněním) zpracovávání Vámi poskytnutých osobních údajů je tedy plnění smluvních povinností z Vámi uzavřených smluv. Pro tento účel je poskytnutí Vašich osobních údajů tedy zcela dobrovolné, ale také nezbytné pro uzavření smlouvy a poskytnutí našich služeb nebo dodání správcem nabízeného zboží.Přitom nemusí jít vždy o smlouvu uzavřenou v klasické tištěné podobě, vlastnoručně podepsanou. Může jít např. i o smlouvu uzavřenou ústně, po telefonu nebo vyplněním a odesláním objednávkového formuláře na webových stránkách správce a jeho následným potvrzením učiněné objednávky. K tomuto účelu osobní údaje správce zpracovávápo dobu trvání smluvního vztahu mezi Vámi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak je uvedeno níže.

2. Zpracování údajů pro splnění zákonných povinností správce:Správce má povinnosti, které vyplývají z platných právních předpisů, a to zejména v oblasti účetnictví, daňových předpisů a povinnosti vyplývající z opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti. Doba, po kterou jsou tyto údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy.

3. Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů správce nebo zájmů třetí osoby: Oprávněným zájmem je ochrana a následné prokázání práv a právních nároků správce, a to zejména z uzavřených smluv anebo ze způsobené újmy. Vámi poskytnuté údaje jsou v souladu s těmito oprávněnými zájmy uchovávány maximálně po dobu 5 let po ukončení smluvního vztahu nebo od posledního kontaktu, pokud nedošlo k uzavření smlouvy, a to z důvodu délky promlčecích lhůt nároků a zohlednění toho, že o případném nároku uplatněného soudní cestou se správce nemusí dozvědět v okamžiku, kdy byl u soudu uplatněn.Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu může správce vedle toho využít také k tomu, aby Vám zasílal obchodní sdělení za účelem Vaší informovanosti o událostech, službách, produktech, publikací, které by Vás mohli zajímat. Toto zpracování za účelem zasílání obchodních sdělení můžete kdykoli odmítnout prostřednictvím využití Vašeho práva podle čl. VI. Odst. 1 písm. h) tohoto dokumentu. Vaše údaje správce nikdy neposkytuje, neprodává ani nevyměňuje s třetími stranami za účelem marketingu

4. Zpracovávání osobních údajů na základě Vámi uděleného souhlasu: Pokud udělíte správci souhlas, může správce zpracovávat Vaše osobní údaje k zasílání nabídky zboží/služeb a informačních newsletterů. Váš souhlas bude potřeba v případě,že nejste zákazníkem správce. Před tím, než Váš souhlas udělíte, Vás bude správce informovat o tom, jakých údajů a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude Váš souhlas vztahovat. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé Vámi poskytnuté osobní údaje správce zpracovává i na základě jiného právního titulu (viz odst. 1 – 3 výše), bude pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání Vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.

IV. Kdo všechno má k Vašim osobním údajům přístup?

1. Vámi uvedené osobní údaje mohou být dále předány našim externím spolupracujícím subjektům, které se specializují v daných oblastech a Kubias a.s. Vám tak mohla poskytnout profesionální služby v maximální možné míře. Těmito externími zpracovateli mohou být:

• IT společnost, která se stará o sítě, udržuje systém, atd.,

• společnost, která pro správce spravuje e-shop, případně jiní poskytovatelé datových úložišť a softwarových aplikací,

• tiskárna, která pro správce tiskne a rozesílá dopisy zákazníkům,

• dopravci zajišťující přepravu zásilek

• poskytovatelé platebních služeb v souvislosti s akceptací karet pro bezhotovostní operace

• spolupracující advokátní kancelář a daňoví poradce

• společnosti zajišťující firemní systémy (ekonomicky informační systém, marketingový systém, e-shop)

   

2.Se všemi těmito zpracovateli má správce uzavřené písemné zpracovatelské smlouvy, které poskytují další ochranu zpracovávání Vámi poskytnutých osobních údajů.

3.Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud správci takovou povinnost ukládá zákon (zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).

V. Po jakou dobu zpracovává správce Vaše osobní údaje?

Vámi poskytnuté osobní údaje budou zpracovávány jen po dobu nezbytně nutnou k dosažení a naplnění účelu smluv a plnění správcem nabízených služeb nebo po dobu nezbytně nutnou k naplnění archivační povinnosti podle platných právních předpisů (např. Zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty apod.).

 VI.Jaká můžete uplatnit práva týkající se zpracování osobních údajů?

1. V souvislosti se zpracováváním Vámi poskytnutých osobních údajů lze na základě nařízení GDPR uplatnit tato práva:

a.     právo na přístup k osobním údajům 

b.    právo na opravu osobních údajů – právo na opravu nepřesných osobních údajů nebo doplnění neúplných osobních údajů.

c.     právo na výmaz osobních údajů – tzv. právo být zapomenut. V souladu s důvody uvedenými v čl. 17 nařízení GDPR máte právo na výmaz Vašich osobních údajů.

d.    právo na omezení zpracování osobních údajů – právo požadovat z důvodů uvedených v čl. 18 nařízení GDPR omezení zpracování Vámi poskytnutých osobních údajů.

e.     právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů – v případech, kdy dochází ke zpracování Vašich osobních údajů za účelem oprávněných zájmů, lze vznést námitku proti takovému zpracování, pokud oprávněný zájem správce nebude převažovat nad Vašimi zájmy. Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování pro účely přímého marketingu.

f.     právo podat stížnost na zpracování osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

g.    právo na přenositelnost osobních údajů– právo získat za podmínek uvedených v čl. 20 nařízení GDPR své osobní údaje a předat je jinému správci.

2. V případě jakýchkoli dotazů týkající se zpracování osobních údajů zašlete svůj dotaz na e-mailovou adresu:kubias@kubias.eu